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Uno de los grandes problemas de todos los empresarios / ejecutivos, son las reuniones.

Siempre nos quejamos de lo mismo, “de lo improductivas que son”, “que hay muchas reuniones en la semana”, con lo que no podemos producir en otras tareas. A lo mejor deberíamos pensar si nuestra «tarea productiva» es reunirnos y seguro controlaríamos estos sentimientos de inutilidad.

Pero sean nuestra tareas productivas o no, lo que está claro, es que reunirte siempre tiene alguna tarea extra, por esto te comparto 5 pasos, reglas o ítems que yo suelo seguir, para tener reuniones efectivas:

  • Orden del día
    1. Ayuda a saber qué hablar y tener preparado previamente los “deberes”
    2. Si eres organizador: debes definir previamente el orden del día con un objetivo claro, los puntos a tratar, las funciones de cada participante y el tiempo disponible.
    3. Si eres asistente: debes enterarte del orden del día, para tener tus comentarios preparados.

¡Créeme! Este es el primer punto donde ganar tiempo, o si no… piensa cuántas reuniones mantienes así.

  • Los tiempos son sagrados
    1. Sé puntual y si tú la organizas, empieza en punto
    2. Respeta los tiempos asignados en la reunión (cuándo hablas y quién habla)
    3. Intenta que no sobrepase los 45 min. Una gran máxima.

Hay múltiples estudios científicos que avalan este tiempo y es que, se estima que a partir de 45 minutos, el cerebro humano cae en picado en su concentración. Entonces, ¿para qué alargar la agonía?

  • Apunta todo y respeta los turnos
    1. Apunta todas las respuestas y no entres en discusiones. Sólo conseguiremos energías negativas y perderemos un valioso tiempo.
  • Temas a tratar
    1. Cíñete a los temas del orden del día. 
    2. Si quieres hablar de otro tema, apúntalo para el final o para otra reunión.
    3. No cuentes historias, no hagas chistes… (no es el momento)

Sé directo y respetuoso; no tiene por qué gustarle a todos tus actitudes y siendo correcto nunca caerás en el error. ¿Cuántas reuniones has pasado en la que siempre hay comentarios fuera de lugar, sin ningún sentido, simplemente para hacerse notar?

  • Asignar tareas
    1. Si tienes que asignar tareas, sé directo, asígnale y pon plazos de ejecución. Que quede claro, te hará ganar tiempo futuro. 

 

Pero también hay muchos errores que cometemos en las reuniones, por lo que te enumero algunos por si te sirven para no cometerlos y ser más productivo:

  • Demasiadas personas. Convoca sólo a tres o cinco participantes, que luego transmitan la información al resto de sus equipos.  
  • Fijar la reunión a primera hora del día, ocupando con ellas las horas en las que habitualmente somos más productivos. La reunión mejor por la tarde, con un horario acotado y a principios de la semana para poder comprobar durante la misma que lo acordado se va cumpliendo.
  • Dilatar las intervenciones y no saber poner fin a las discusiones. Esto puede hacer que una reunión se alargue hasta el infinito.
  • Permitir distracciones. Si estamos en una reunión, no se atiende al móvil, no se cogen llamadas. Se atiende a la persona que está hablando en ese momento.
  • No establecer un orden del día claro. Es mejor establecer pocos puntos y claros, que muchos que no lleguen a concretarse.
  • No tener un acta de la reunión donde se resuman los acuerdos a los que se han llegado de manera que se complica mucho la posibilidad de hacer un seguimiento según avanza la semana.
  • No acotar la reunión. Se empieza a una hora y hay que ser puntuales. Pero también se acaba a una hora concreta y hay que zanjar los puntos del orden del día. Este tiempo limitado ayuda mucho a ser concretos y centrase en los temas importantes.